Organizar una campaña de servicio exitosa en el marco del Leonismo no se trata solo de tener buenas intenciones, sino de aplicar metodología profesional. La estructura recomendada por Lions International para maximizar el impacto se basa en cuatro fases clave: Descubrir, Planificar, Actuar y Celebrar/Reportar.
A continuación, una guía paso a paso para liderar un proyecto eficaz:
Fase 1: Descubrir (Evaluación de Necesidades)
El error más común es asumir qué necesita la comunidad. Antes de comprar insumos, investiga.
- Encuesta Rápida: Habla con directores de escuelas, centros de salud o líderes barriales. ¿Qué les falta realmente? (A veces donamos ropa cuando lo que falta es agua potable o asesoría legal).
- Herramienta Oficial: Utiliza la guía de “Evaluación de Necesidades de la Comunidad” que Lions International ofrece. Reúne al comité de servicio y listen las 3 prioridades locales.
- Alineación: Verifica si la necesidad encaja en alguna de las 5 causas globales (Visión, Hambre, Medio Ambiente, Diabetes, Cáncer Infantil) o Humanitarias, ya que esto podría facilitar la obtención de subvenciones.
Fase 2: Planificar (Logística y Roles)
Una vez definida la meta (ej. “Realizar screening visual a 200 niños”), asigna roles claros. Evita el “todos hacen todo”.
- Líder de Proyecto: El responsable final que toma decisiones rápidas.
- Equipo de Logística: Encargado de permisos municipales, insumos (alcohol, formularios, mesas), transporte y seguridad del lugar.
- Equipo de Comunicación: Diseña el flyer, contacta prensa local y gestiona redes sociales antes del evento para convocar beneficiarios y voluntarios.
- Finanzas: Presupuesto claro. ¿Se necesita recaudar fondos previos o se cubre con la caja del club?
- Seguridad: Define un plan de contingencia (ej. botiquín, seguro de responsabilidad civil si aplica, qué hacer si llueve).
Fase 3: Actuar (El Día “D”)
Durante la actividad, la organización es la clave de la imagen pública.
- Visibilidad: Todos los voluntarios deben estar identificados (chalecos amarillos o remeras del club). Esto genera confianza y seguridad en los beneficiarios.
- Registro Visual: Designa a una persona solo para tomar fotos y videos de alta calidad (evita fotos posadas y busca fotos de acción).
- Recepción y Flujo: Si es una atención masiva (ej. salud), establece un circuito claro: Recepción -> Sala de Espera -> Atención -> Salida. Evita aglomeraciones.
Fase 4: Celebrar y Reportar (Post-Evento)
El trabajo no termina cuando se guarda la última caja.
- Reporte Oficial (MyLion): Es obligatorio subir la actividad al portal digital (Lion Portal).
- Datos clave: N.º de personas servidas, horas de voluntariado y fondos donados.
- Agradecimiento: Envía mensajes personalizados a los voluntarios externos y patrocinadores. Un “gracias” asegura que vuelvan la próxima vez.
- Difusión de Resultados: Publica en redes sociales el impacto final (“Gracias a todos, logramos atender a 200 niños”). La transparencia atrae donaciones futuras.
- Evaluación: En la siguiente reunión del club, dedica 10 minutos al “Debriefing”: ¿Qué salió mal? ¿Qué podemos mejorar para la próxima?
Consejo de Experto:
Si quieres que tu campaña sea masiva, alíate. Un Club de Leones que trabaja solo tiene un límite; uno que se alía con la Cruz Roja, bomberos o el municipio multiplica su alcance por diez.