COMITÉ ADMINISTRATIVO

Funciones y responsabilidades del

TESORERO

"El tesorero debe: Recibir todo el dinero que le entregará el secretario, así como los fondos que provienen de otras fuentes, y los depositará en el banco o los bancos recomendados por el comité de finanzas y aprobados por la Junta Directiva del club; con el dinero pagará las obligaciones del club, solamente con la autorización de la Junta Directiva. Todos los cheques y comprobantes deben ser firmados por el tesorero y refrendados por otro dirigente que haya sido designado por la Junta Directiva; tener custodia y mantener los registros de los recibos y desembolsos del club; preparar y presentar mensualmente y semestralmente informes financieros a la Junta Directiva de este CIub; dar fianza por el fiel cumplimiento de sus funciones como lo determine la Junta Directiva". Artículo VII, Sección D (5), Modelo de los Estatutos y Reglamentos.

Responsabilidades

El tesorero es el dirigente financiero del club y sus funciones oficiales están bajo la supervisión del presidente del club y de la Junta Directiva del mismo. El tesorero es miembro de la Junta Directiva del club y por lo general es también presidente del comité de finanzas. Sus deberes específicos son:

* Recibir todos los ingresos monetarios que le entregará el secretario y otras fuentes y depositarlos en un banco o bancos recomendados por el comité de finanzas y aprobado por la Junta Directiva.

* Efectuar los pagos monetarios de las obligaciones del club, solamente bajo la autorización otorgada por la Junta Directiva. Todos los cheques y comprobantes deben ser firmados por el tesorero y por otro dirigente a quien la Junta Directiva haya asignado para este propósito.

* Custodiar y mantener los registros generales de los recibos y desembolsos del club.

* Preparar y presentar los informes mensuales y semestrales a la Oficina Internacional de la Asociación Internacional de Clubes de Leones y a la Junta Directiva del club.

* Dar fianza por el fiel cumplimiento de sus funciones, en la suma y garantía determinada por la Junta Directiva.

Correspondencia

El presidente y el secretario del club son quienes posiblemente manejarán la mayor parte de la correspondencia del club, pero usted debe estar preparado para contestar las cartas sobre temas financieros dirigidas a usted.

La correspondencia debe ser contestada cuanto antes para asegurar que su club mantenga buenas relaciones públicas con la comunidad, la Asociación Internacional de Clubes de Leones, el gobernador de distrito y su gabinete. Hablando generalmente, la correspondencia que es resultado de una acción de la Junta Directiva debe ser atendida dentro de tres días después que la junta se haya reunido. Las cartas y notas dirigidas a miembros del club deben ser entregadas a ellos tan pronto como sea posible.

Siempre y cuando sea posible, mecanografíe su correspondencia, no obstante, las cartas escritas a mano deben ser legibles y claras.

Informe Financiero

En una reunión de la junta, la mayor parte de su tiempo será usado en la presentación y explicación del estado de cuenta financiero que usted prepara para los vocales (o directores) y otros dirigentes del club, que también debe presentárselo trimestralmente al club. Al final de cada período semestral se debe

enviar un estado de cuentas a Lions Clubs International, usando el formato que prefiera.

Si usted se cerciora de que el estado de cuenta está claro y conciso, se evitará el tener que contestar a la junta muchas preguntas al respecto. Aunque usted no es responsable por las decisiones financieras ni por las normas relacionadas con el gasto o ingreso de dinero, usted es responsable de preparar los informes financieros a tiempo, de manera que todos puedan entenderlos.

El hacer fotocopias del estado de cuentas financiero para entregarlas a cada vocal o director y a cada socio votante que asiste a la reunión, le ayudará en su tarea. Cuando se le llame a presentar su informe, revíselo punto por punto; anticípese a las preguntas que ellos puedan tener, y recuerde que todos los recibos y desembolsos deben ser anotados en el estado de cuentas.

El tesorero del club efectúa todos los pagos, pero solamente con autorización de la Junta Directiva del club, también firma todos los cheques y comprobantes, los cuales son refrendados por otro dirigente asignado por la Junta Directiva del club. Los recibos de caja deben mantenerse al día en todo momento.

Aunque los informes financieros del club tienen muchos formularios, todos deben seguir estos principios:

1. Debe estar lo suficientemente claro para que cada miembro de la Junta Directiva del club lo pueda entender; hágase la idea de que cada miembro de la junta va estudiar un estado de cuenta por primera vez en su vida.

2. Debe detallar ingresos y gastos para el período que se inició al cierre del informe financiero anterior.

3. Debe mostrar el activo neto del club al principio y al final del período. Con frecuencia habrá un espacio de tiempo de una a dos semanas desde el cierre del último estado de cuentas hasta la fecha que se presenta el informe.

4. Es posible que algunos tesoreros de clubes quieran indicar en el estado de cuenta el total que el club haya gastado en proyectos de la comunidad desde el comienzo del año, entonces muestre cual era el total del año pasado. Esto puede ayudar a comparar el trabajo de un club de año a año.

El Banco

A veces los miembros de la junta entran en acaloradas discusiones para tomar decisiones. Aunque la política sabia puede ayudar a decidir este asunto, el tesorero debe sentirse en libertad de sugerir un banco, debido a que él será la persona responsable de hacer las transacciones bancarias. Todo el dinero que se reciba debe ser depositado en el banco. No importa la fuente de donde provenga, todo ingreso debe ser depositado a medida que se lo recibe, y se debe tener prueba de que fue recibido por un banco. Sin tomar en cuenta su propósito, los pagos o desembolsos no deben ser efectuados del dinero en efectivo o de los cheques recibidos por el club, estos deben ser pagados con cheques expedidos de la cuenta bancaria del club. Todos los pagos, incluyendo los de caja chica deben tener un límite fijo y tienen que haber sido autorizados por el comité de finanzas y la Junta Directiva del club. Cualquier León que recibe un adelanto de dinero en efectivo debe anotarlo. Él también debe presentar los recibos o comprobantes pertinentes a cualquier reembolso que solicite. Los pagos al distrito y a Lions Clubs International deben ser efectuados inmediatamente después de haber recibido el dinero de los socios, y luego, estos pagos deben ser presentados en la próxima reunión de la junta para su confirmación. Mantenga los registros de acuerdo a la categoría de fondos y anote las fechas y las cantidades.

Generalizando, un saldo bancario positivo no necesariamente refleja que ese club de Leones tenga éxito.

El presupuesto

La preparación del presupuesto del club es una de las responsabilidades principales que usted tiene, compártala con el comité de finanzas y a veces con el presidente del club. Un presupuesto sabiamente planeado es un factor fundamental en la solvencia del club al final del año fiscal. Anticipando cuidadosamente los ingresos y gastos y dando prioridad a las necesidades del club para los seis o doce meses venideros, usted como tesorero puede hacer mucho para asegurarse de que su club permanece económicamente solvente. Cada club debe tener dos presupuestos: un presupuesto administrativo y un presupuesto para actividades.

Es importante recordar que un presupuesto no da "autoridad" para gastar dinero; que este es simplemente una guía para gastarlo. No obstante, una vez que los vocales (o directores) aprueban el presupuesto, se debe hacer todo esfuerzo para ajustarse al mismo. También recuerde que un presupuesto:

  • Mantiene a los socios bien informados sobre las condiciones financieras del club (ellos tienen derecho a saber).
  • Provee la disciplina necesaria para mantener los fondos bajo control.
  • Prueba de que su club es una organización caritativa.

El consejo que usted ofrezca al preparar el presupuesto será verdaderamente apreciado por toda la Junta Directiva del club.

¡Cuidado!

Bajo ninguna se deben usar los fondos obtenidos de recaudaciones de fondos efectuadas entre el público para gastos administrativos. El Club debe tener dos (2) cuentas bancarias y dos libros contables: una para gastos administrativos compuesto por los fondos devengados de las cuotas del Club, multas del tuercerrabos, admisiones, ingresos, etc.; y la otra cuenta para actividades del club, que contiene los fondos de recaudaciones realizadas en la comunidad.

El club, las cuotas internacionales y la cuota de derecho de socio

El tesorero, con la ayuda del comité de finanzas y la aprobación de la Junta Directiva del club, debe fijar las cuotas anuales de los socios a un nivel que sea suficiente para mantener la solvencia económica del club.

Si la cantidad fijada para las cuotas no es suficiente para mantener al club operando eficientemente, el Comité de Finanzas debe recomendar el aumento de las cuotas a la Junta Directiva del club para resolver el problema.

Las cuotas del club deben ser cobradas antes de comenzar el trimestre o el semestre. El secretario o el tesorero debe enviar a los socios las facturas de las cuotas, aproximadamente diez (10) días antes del comienzo del período de pago de cuotas.

Todos los débitos (cargos) o créditos internacionales son acumulados durante el mes e incluidos en un estado de cuenta detallado que es enviado mensualmente al secretario o al tesorero del club de Leones. Es responsabilidad suya estudiar las facturas y créditos frente a las entradas que se muestren en el estado de cuenta y si todo está en el orden correcto, presentarlos ante la Junta Directiva del club para su aprobación. Entonces, éstos deben ser presentados al tesorero para que se efectúe su pago.

El estado de cuenta no se remite de regreso a la oficina internacional, únicamente se envía la parte superior (con la información computarizada IBM) y el cheque correspondiente. Este sistema simplificará el proceso de trámite en la cuenta correspondiente y permitirá que el club retenga los informes financieros mensuales en su archivo permanente.

Materiales para la oficina del tesorero

Oficina Internacional tiene a la venta a un precio módico un libro de contabilidad especial para el tesorero (disponible solamente en inglés, francés y español), que contiene amplios suministros de hojas de registro (Formulario M-33T). Estas hojas traen las columnas necesarias para registrar los ingresos de dinero en efectivo que el secretario entrega al tesorero, así como para registrar los egresos. También se pueden solicitar a la oficina internacional los recibos del tesorero (S-35) y comprobantes (M-33M), que se encuentran solamente en inglés. Los recibos los expide el tesorero por concepto de dineros recibidos, y los comprobantes los mantiene como evidencia del dinero pagado.

Recargos

Se impondrá un recargo del 1%, sin exceder la cantidad máxima permitida por la ley, a todas las cuentas de clubes que tengan un atraso de 60 días o más en los EE.UU. y 90 días o más en el extranjero.

Gentileza: Lions Clubs International Association