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ETAPA POST EVENTO
FIN DEL EVENTO Y EVALUACIÓN
Lo primero que debemos tener en cuenta, es que cuando un evento
termina, finaliza en primer lugar para el público asistente;
pero faltará un poco más para que termine para los
organizadores.
Aclaremos esto: si el evento que hemos organizado es un
Congreso, Seminario, Jornada, este culminará oficialmente
cuando finalice la última conferencia y se realice el acto de
clausura si es que se realiza.
A partir de ahí, se deberá indicar
a los asistentes como se reunirán con sus certificados.
Nos quedan los disertantes, de los
cuales aún somos responsables. Probablemente, los organizadores
realicemos una comida de despedida para los disertantes, y
luego nos quede la responsabilidad de conducirlos al hotel,
luego, regresar al salón, desarmar, ocuparnos de que la empresa
de limpieza realice su cometido y devolver el predio o salón en
el mismo estado en que lo recibimos.
Si nuestro evento fue una exposición o feria, y se han montado
stands, podemos también decir que cuando llega el horario de
cierre del último día de exposición, esta termina para el
público, pero no para expositores ni organizadores. Así como
armar nos llevó un día; desarmar lleva otro tanto. Es
importante que el desarme sea ordenado, que se lleve a cabo
dentro de los horarios establecidos y que mantengamos el
control de lo que retira cada expositor.
Una vez que todos los stands estén
desmantelados, se realizará el desarme de las estructuras
(paneles) y del tendido eléctrico, y recién estaremos en
condiciones de realizar la limpieza para devolver el predio.
EVALUACIÓN
Lo que resta, ahora, es evaluar el desarrollo del evento, el
cumplimiento de los objetivos, etc.
Para esto, lo ideal es reunirse luego de unos días, para, con
cierta perspectiva poder evaluar la actuación de cada comisión.
Este repaso por comisión nos
permite repasar también todos los servicios prestados. Podremos
concluir no solo sobre nuestro desempeño como organizadores
sino también sobre los proveedores que hemos contratado:
¿Fue apropiado el predio?
¿Los hoteles seleccionados,
ofrecieron un buen servido?
¿Estuvo conforme la gente con ei
servicio gastronómico? Etc, etc.
Esta evaluación sincera y detallada nos permitirá conocer
cuales son las perspectivas del evento de cara hacia el futuro:
¿Es posible repetirlo año tras año?
¿Cada dos años?
¿En otro lugar o en el mismo?
¿En otra fecha o en la misma?
¿Cambiando nuestra manera de
encarar la organización o manteniendo la estructura actual?
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