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Por
PDG Tony Pérez Lázarus
Club de Leones de Rohrmoser
Distrito D-4 - Costa Rica
Hace un año o dos escribí un par de articulitos que titulé algo así
como "Jefe de Zona, eres la Estrella del Leonismo" y quedé
pendiente de hablar cómo deben ser las sesiones del "Comité
Asesor del Gobernador", el nombre "científico y real"
que se le atribuye a la "Jefatura de Zona".
Imaginen que este Jefe de Zona tiene 5 ó 7 clubes a su cargo, que como
se señaló, ya efectuó sus primeras visitas, una de presentación para
que lo conozcan, y otra de trabajo. El Jefe de Zona de inmediato debe ir
formando un retrato bien exacto de lo que ha visto en dichas sesiones.
Por lo tanto debe ser muy observador.
¿Qué puede observar?: ¿La nueva Junta Directiva se ha preparado
cabalmente para realizar su año leonístico, ha preparado un
presupuesto administrativo, ha confeccionado un plan de trabajo en el
cual consta con coherencia las actividades posibles de recaudación de
fondos y las de servicio que piensan realizar?. Esto es importante
porque si no el club estaría trabajando " a como salgan las
cosas". Debes ver el ambiente que impera, se ven felices los
asociados, hay camaradería, tienen entusiasmo por trabajar, conduce el
presidente los debates con solvencia, en otras palabras conoce los
procedimientos parlamentarios, los asociados participan activamente
presentando ideas, debatiendo mociones, todo ello con el respeto y la
calidad que dignifica a los Clubes de Leones, hay puntualidad, se hace
uso de buen protocolo (la bandera del país, el estandarte del club, una
mesa principal, el mazo y la campana, atención apropiada a los
visitantes (principalmente si hay autoridades leonísticas). ¿Se lee el
acta anterior, se brindan por lo menos una vez al mes los informes
enviados a Lions y los de tesorería? Se escapan muchos otros puntos,
pero tú los apreciarás.
Lo que no debes olvidar, es anunciar con anticipación tu visita al Club
para que la misma no sea una sorpresa. Ellos pueden discutir asuntos
serios o realizar alguna actividad especial a lo cual Usted no está
invitado. Hay que tener cautela cuando llegues a un club y de momento se
presenta una situación de conflicto, choque de personalidades, etc. No
tomes partido de inmediato. Observa con calma la situación, toma tus
notas y vuelve cuando lo consideres conveniente. Sucede a veces. Eso sí,
toma nota de que existen posibles conflictos y que eventualmente tendrás
que tomar una acción. El remedio es simple: En primera instancia
recurre a tus superiores inmediatos, el Jefe de Región, Vicegobernador,
Gobernador de Distrito. Sigue los canales apropiados. No informes a uno
superior sin que el inmediato tuyo sepa. Ten cuidado en el análisis de
la situación, a veces algo que puedas creer que es un cisma, no lo es.
Convocando a las sesiones de Jefatura de Zona. Lions International te
enviará un folleto para que lo uses durante el año en que vas a
funcionar como encargado de la Zona. Tiene el mismo, establecidas
algunas instrucciones básicas, los formularios que debes usar en cada
una de las tres sesiones de Comité Asesor que deberás realizar. Ojalá
hagas la convocatoria con un mes de anticipación o fijes anualmente las
fechas. Ahí estableces lugar, fecha y hora. Procura que el club te
confirme que recibieron tu mensaje. Prepárate muy bien para esa primera
sesión. Las demás te resultarán más fáciles. El lugar bien limpio,
el sitio bien acomodado, el mazo, la campana, la bandera del país, el
estandarte del club anfitrión, el protocolo adecuado. Material para
cada uno de los clubes si vas a distribuir algo. Principalmente queremos
que Tú, Jefe de Zona, sepas como piensas conducir la sesión. Nunca
llegues a improvisar. Si lo deseas y esta disponible, un maestro de
ceremonias que te ayude a aliviar la carga de la sesión y no tengas que
"hacer todo". Prepara una Agenda de la reunión (discútela
primero con la audiencia). Agradece al club anfitrión y a los que han
procurado todo para que se efectúe.
¿Que debes hacer?: Además de seguir los delineamientos que te indica
el librito de Lions, usa tu propio criterio. Analiza club por club. En
algunos países acostumbran a que el Presidente traiga un informe
escrito, en otros hace una relación verbal de cómo se encuentra su
club. Escucha, tome nota de los puntos importantes. Contesta cualquier
pregunta que te hagan. Con seguridad y aplomo. Cuando todos tus clubes
hayan presentado su informe, saca una conclusión. Puede que un club
necesite ayuda y entre todos pueden hallar una solución: puede ser que
se hayan presentado proyectos cooperativos entre los clubes y que a ti
te tocará coordinar probablemente. Coordina, sugiere, aconseja, pon en
acción.
Yo siempre he aconsejado a los Jefes de Zona que alguna persona le ayude
tomando los aspectos importantes de la sesión; acuerdos tomados,
asistencia, asuntos a darle seguimiento, etc. Cuando dicha
"acta" esté confeccionado, envíale una copia a cada club que
asistió para que se "acuerden" lo que pasó. Aconsejable
también una copia a sus autoridades superiores, para que tengan una de
la calidad de sesión que realizaste.
Envía tus formularios a Lions International, ojalá al día siguiente
de efectuada la sesión. Ahora se facilita mucho con el correo electrónico.
Este reporte es importante porque Lions International lo valora mucho.
Sirve incluso para calificar a tu Gobernador de Distrito al concedérsele
la medalla de 100%. Lions cuando ve que en determinado Distrito no se
han celebrado las reuniones del Comité Asesor, toma nota y llama la
atención. Que tu informe no sea uno de los que fallen.
Sigue la rutina. Vuelve a repetir la rutina, visitas a los clubes,
observación, toma de criterios, "no dejar que el club se te
"desmorone" frente a tus ojos, asistencia, conflictos, trabajo
efectivo. Vendrán luego las convocatorias a la Segunda y Tercera Sesión
y casi finaliza tu año con la Convención Distrital.
Ayudando al Jefe de Región: Eres buen Jefe de Zona si mantienes un
contacto directo con tus clubes y principalmente con el Jefe de Región.
Él debe saber cómo funcionan los clubes en su región. Cuando se
acerquen las sesiones de Gabinete del Gobernador, posiblemente a él le
tocará hacer un resumen de la situación en su región. Tu le ayudaste
con buena información y te sentirás satisfecho.
Hay que seguir. Queremos felicitarte porque has realizado una gran labor
durante el año. Ya no solamente sabes como funciona tu club sino 6 más
de la zona. ¿Verdad que has aprendido mucho en la práctica?. Pues yo
te aconsejo que no te quedes allí, busca la siguiente posición de
importancia dentro del Distrito, sé Jefe de Región, y luego Secretario
Tesorero del Distrito, Vicegobernador, Gobernador...y de ahí en
adelante tú decidirás: ¿Has sido realmente bueno, has adquirido
conciencia de lo que es el Leonismo Real y el Leonismo Administrativo y
el Político?. Todo se adquiere y se puede lograr si tu trabajo ha sido
hecho con mística y buenos procedimientos. Si se puede, como dicen
ahora todos.
El Leonismo como lo planteó Melvin Jones se produce a base de
principios simples y sencillos. No hay nada más nuevo porque funciona.
Se humilde y haz tu trabajo con gusto.
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