CHARLA – TALLER SOBRE PROTOCOLO Y CEREMONIAL

Por: C.L. PDG Julio N. Carreras.

Argentina
 

Esta serie de notas están preparadas para organizar una Charla-Taller, y realizarlas en forma interactiva, para que buscando ejemplos, se puedan poner en práctica los conceptos vertidos.

Principios fundamentales del protocolo. Ordenación. Jerarquización. Armonización.

Para poder comprender mejor las materias de protocolo, vamos a ver los principios que pensamos son fundamentales en el ejercicio del protocolo:

Principio de ordenación.
Antes de organizar un acto, este debe ser perfectamente clasificado según el tipo o naturaleza del mismo: un acto privado, oficial, público, etc.

Principio de jerarquización.
Se deben establecer las categorías necesarias para la correcta ubicación de elementos y personas. La jerarquización puede ser:
a) Material: La que ordena símbolos e instrumentos. (Por ejemplo las banderas)
b) Personal: La que ordena personas dentro de los espacios que se establezcan. (Autoridades, Invitados Especiales, Público, etc.).

Principio de armonización.
Dentro de este principio, se debe tratar de suavizar y solucionar situaciones nuevas y desconocidas, que se nos pueden presentar en determinados actos y ocasiones.
Este principio, no es más que un "amortiguador" en las relaciones cada vez más complejas, con distintos pueblos, razas, religiones y culturas, y fundamentalmente personas. La base de este principio de armonización es el respeto.

Una vez cumplido con los principios fundamentales, estudiados y resueltos, nos conviene recordar cual es el concepto de Protocolo para saber lo que debemos hacer:

1. Del concepto.

El protocolo resulta algo común a todos los pueblos y civilizaciones y, pese a lo que se puede pensar a primera vista, no es una cuestión moderna, sino todo lo contrario, pues ya en los jeroglíficos egipcios (año 3000 A.C.) se encontraron conceptos referidos a este ámbito.

Proviene del latín “protocolum”, que significa serie ordenada de escrituras y documentos. También hace referencia a actas y custodias de libros.

El protocolo determina las normas que hay que seguir en un acto. De él se afirma que es la trascripción escrita de los usos, costumbres y tradiciones de un determinado país o territorio en fórmulas reglamentadas.

Así pues, el protocolo es un instrumento más de los que se utilizan para la proyección de la imagen pública de las instituciones u organizaciones, puesto que la sociedad se sirve de él para establecer ordenamientos espacio-temporales en un grupo determinado de personas, físicas o jurídicas, de distinto o igual rango.

En un sentido más concreto, el protocolo es el ordenamiento reglado y jerarquizado de los componentes de un acto público o privado, según la naturaleza y fines del mismo, en razón del cargo que ostenten los invitados y de la causa de su presencia en torno al anfitrión.

1. Atendiendo a su carácter, puede ser:
A -Público: se refiere al estado o a la persona unida a él y que desempeña un cargo que ejerce legalmente (por ejemplo, un municipio, administración pública, etc.)
B -Privado: referido a personas, asociaciones, tipos de ONG´s,...

2. Según el espacio en el que se desarrolle el acto, lo podemos dividir en:
A -Cerrado: instalaciones de un Club, SUM, Teatro, etc.
B -Abierto: desfile, colocación de una primera piedra, entregas solidarias, etc.

3. En función de sus clases, podríamos clasificarlos en:
A –Civil, que a su vez puede ser Público o Privado.
B –Castrense, en este caso el protocolo militar se rige por sus propias normas, pero deberíamos tener conocimiento de las mismas por si tenemos invitados militares.
C –Religioso, que también tiene algunas Reglas Especiales de acuerdo a las Jerarquías y al momento del Año Litúrgico o según cada Religión.

A pesar de la posibilidad analizada, existen otras clasificaciones de las cuales enumeraremos las siguientes, con las cuales consideramos cubrir todo el amplio espectro de posibilidades:
1) Por la naturaleza de su función puede ser:
a) protocolo estructural: donde se determinan las estructuras y las jerarquías.
b) protocolo de gestión: se determina la estructura y gestiones realizadas en su seno, diferenciando entre protocolo y atención a las personalidades. Determina la asistencia y atención integral a personalidades.
c) Protocolo de la eficacia personal: se gestiona y perfecciona la eficacia de las relaciones de las personas entre sí (P.E. necesidad de intérpretes...).

2) Por el colectivo al que va dirigido el Protocolo puede ser:
a) Religioso y laico.
b) Civil y militar.
c) Protocolo del estado.
d) Protocolo social.

Otra de las clasificaciones propuestas está basada en las Reglas del Protocolo en los Actos Públicos, de lo que surge lo siguiente:

Conviene a estas alturas dejar aclarado que pueden surgir cosas que escapan a todo criterio preestablecido, lo que nos lleva a recomendar la utilización de lo que se llama la Fórmula RES que nos indica que ante cualquier circunstancia no prevista debemos responder bajo las premisas de:  Respeto-Educación-Sentido Común.

Entendido lo que hemos explicado anteriormente, ya podemos hablar del concepto de ceremonial, considerando que se trata del conjunto de formalidades que, determinadas por el protocolo, se aplican en la programación y desarrollo de actos públicos o ceremonia solemne, según las normas establecidas, según la costumbre y según la tradición.

Así vemos que el ceremonial se conforma  con el conjunto de formalidades que se observan en un acto público o solemne, mientras que el protocolo solo constituye las normas y usos que establecen y ordenan dichas formalidades; es decir, el ceremonial se basa en modelos de representación que escenifican los actos, mientras que el protocolo define la proyección externa de los actos y condiciona su proyección pública.

La ceremonia, con su lenguaje de signos, símbolos, gestos, etc., debe dialogar con la audiencia y, si su lenguaje no es comprendido, el diálogo se convierte en monólogo y sale malparada la imagen transmitida de instituciones y personas. El ceremonial por lo tanto,  nos dicta normas como la etiqueta. En la terminología moderna occidental, el ceremonial apunta más a lo que es boato, pompa, forma externa. En cambio, el protocolo tiene su base en unas reglas o normas de carácter jurídico o consuetudinario.

Protagonistas del protocolo.

Todo lo dicho anteriormente va dirigido hacia el armado de un evento que se compone  de varios integrantes que deben estar armónicamente conducidos debiendo buscarse que los mismos estén totalmente cómodos y a gusto en el acto del cual son protagonistas.

Un protocolo perfecto es aquel que no produce suspicacias entre las instituciones u organizaciones y personas asistentes a los actos y que, además, facilita la concordia y evita las confrontaciones. Para alcanzarlo, debemos tener bien claro quienes son los protagonistas del evento protocolario.

Consideramos que debemos diferenciar entre:

ANFITRIÓN. Es el que tiene convidados a su mesa. Él organiza como quiere o como debe, las cuestiones protocolarias. Así, cuando se planifica: el puesto central de todo acto ha de partir del número uno (anfitrión); por ser la figura principal ocupa el puesto de honor y le corresponde dirigir el acto. Su lugar en la presidencia lo puede ceder una sola vez y a una sola persona; en este caso, pasa a sentarse a la izquierda (cuando esta cesión es de carácter voluntario); si la cesión fuera obligatoria, ocupará el lugar inmediato a la derecha.

PRESIDENCIA. Mayor honor en un acto. Indica quién ha de dirigir ese acto a lo largo de su desarrollo. Las presidencias son unipersonales  y siempre son impares. Aquí también se admite la cesión a favor de quien ostente el mayor cargo.

INVITADOS. El anfitrión es quien aplica las normas de preferencia teniendo en cuenta la selección entre los invitados. Se aconseja en todo caso que los invitados han de ser objeto de selección, según la naturaleza del acto y según la imagen que queramos proyectar a un determinado público.

Orden de precedencias.
Nos quedaría tocar este punto, para completar una noción general de lo que significa para nuestra sociedad Protocolo y Ceremonial.
Se trata de una de las fases del protocolo que establece la orden de prelación entre las autoridades. Significa prioridad o antelación para determinar la situación posicional en base a la jerarquía, al cargo o a la categoría.
Para algunos autores consiste en la plasmación real del puesto de las personas, a pesar de que también incluye banderas y otros signos.
Para otros, las precedencias implican el orden, situación o colocación de las personas.
Cada país tiene la prelación de precedencias indicada para aquellas personas que posean una responsabilidad institucional en él, la misma regla se aplica a cada Institución Pública o Privada según la jerarquía de cada uno de los asistentes.
En el momento de establecer un criterio de Precedencia siempre debemos tener en cuenta que cuando todos los demás criterios son de difícil aplicación nos queda el mejor consejero que podemos tener: el sentido común y la costumbre. Los encargados del Protocolo, gracias a su experiencia, sabrán salir airosos de cualquier imprevisto, utilizando los criterios generales y una pequeña dosis de sentido común, más, cuando las reuniones por nosotros realizadas, son con asistencia tan heterogénea.
No debemos dejar de tener en cuenta no obstante la categoría de los Funcionarios y lo que aconseja la Matriz Internacional, utilizando además lo que se denominaría la precedencia por cortesía.

Sitio de honor

Como hemos dicho sobre las precedencias, el ordenamiento correcto en cualquier acto es de gran importancia, ya que puede provocar errores, molestias e incluso hay personas que se pueden sentir ofendidas (antiguamente, producían hasta conflictos).
Dentro de las precedencias, existe la denominada "ley de la derecha" o principio de la derecha, con el cual nosotros estamos más identificados, siendo más usado.
Este principio nos indica que el sitio de honor o preferente es el que se sitúa a la derecha de la persona de la más alta jerarquía en cualquier tipo de acto o evento.
Según este principio, si el sitio de honor está situado en el sitio central, respetando este principio, el sitio de más jerarquía debe situarse a su izquierda, visto desde el público, (para que quede a su derecha el sitio de honor).
Este principio es de aplicación tantos en actos donde las personas están sentadas como en actos donde se está en pie.
Como en todo, caben excepciones a cualquier norma escrita o no, por razones de cortesía, siempre dentro de unos límites razonables.
 

Banderas Oficiales.

Precedencia y Colocación.

Dado un acto organizado en la sede o en algún otro lugar por una institución, suele surgir el problema de donde se coloca la Bandera Nacional y la Institucional. A la derecha, a la izquierda, adelante, detrás, las preguntas son muchas pero no así las respuestas. Más no solamente surgen dudas sobre la ubicación, sino el tamaño que debe tener, con respecto a los tamaños de la oficial; como se iza, como se arría, etc.
Una cosa es su utilización como elemento publicitario y decorativo, y otra cosa es la utilización en actos y eventos en los que tiene que convivir con otras banderas e invitados. En el ámbito privado de una institución, la bandera institucional puede estar en la entrada de la sede, montada sobre el correspondiente mástil y en lugar bien visible. También puede estar en los despachos de los directivos, en el hall de entrada, en la sala de juntas y en otras dependencias comunes, a libre elección de los directivos o mandos correspondientes.
En el caso de eventos o actos, si debe lucir junto a banderas oficiales habrá que atenerse a las leyes vigentes del país sobre la Bandera Nacional. Desde luego que una bandera de institución nunca debe "mezclarse" con banderas oficiales, o sea colocarse en el mismo mástil, cosa que si sucede con banderas oficiales de distintas autonomías. Deberá ondear separada de éstas. Generalmente, las banderas oficiales se sitúan a la derecha de la puerta de entrada (izquierda según se entra o mira al frente) y las de la institución y otras privadas hacia el lado izquierdo (derecho según se entra a la sede o se mira de frente al edificio).
De esta misma manera se situarán las banderas en el interior en salas de juntas, de reuniones, salones de actos y cualquier otra dependencia.
Las banderas oficiales pueden ondear siempre que se organice un acto público, o actos a los que asisten autoridades (bien sean locales, provinciales, autónomas, nacionales o internacionales). Dependiendo de las autoridades que asistan así será el número de banderas a ondear. La Nacional y la Leonística, no deben faltar nunca. Luego se pueden izar más banderas a medida que se conoce la asistencia de autoridades locales (bandera municipal), autoridades de otras autonomías (su bandera autónoma), autoridades de otros países (bandera de su país), etc.
Ninguna bandera puede ser de mayor tamaño que la Bandera Oficial de la Nación, ni puede estar por encima de ella.
El izamiento y arrío siempre se hace simultáneo. Hay que tener en cuenta que la primera que llega al tope del mástil es la Bandera Nacional, y la última que llega cuando se arrían al final del recorrido también es la Bandera nacional, debiendo quedar en este momento al pie del mástil como llega, sin tocar el suelo, salvo que sea recibida y sacada del mástil.
Tener siempre en cuenta que los aplausos deben realizarse hasta que esté la Bandera Nacional al tope del mástil en el izado (se aplauden las banderas); y al arrío se aplaude antes que se comience (se aplaude a quienes fueron designados para arriarlas). Es el último aplauso de la reunión protocolar.

Fórmula RES 

Quedamos en volver sobre este tema para explicitar más lo que significa esta fórmula y porqué se crea y utiliza.

Podemos escribir cientos de miles de líneas, comentar decenas de casos, poner cientos de ejemplos, pero estamos seguros que, aún así, no podríamos cubrir todos los eventos, actos, celebraciones, etc. que se producen en el mundo.
Todos ellos, pueden ser parecidos, en términos de organización, o ser similares en su desarrollo, pero cada cual tendrá sus pequeñas diferencias y particularidades que lo hacen único.
Por lo tanto, nos podemos encontrar en situaciones un poco imprevistas que debemos solucionar.
Es por ello, que hemos creado lo que llamamos la "fórmula R.E.S.", la cual es aplicable en todas las situaciones en las que nos podamos encontrar, tanto en el plano organizativo, como en el plano de invitado a un acto.

¿Qué es la fórmula R.E.S.?

Simple y sencilla, comprensible para todo el mundo. Respeto, Educación y Sentido común. Solamente eso, podrían preguntarse la mayoría de las personas. Si, respondemos. Aunque parezca simple, en estos tres conceptos se guarda la esencia fundamental para desenvolverse en sociedad.

Respeto.

Consideración sobre la excelencia de alguna persona o cosa. Miramiento, atención, deferencia. Es fundamental, aunque no podamos comprenderlo, ser respetuoso con otras personas, otras costumbres, otras religiones, otras culturas ... por raro que nos puedan parecer (podemos pensar al contrario, y ver lo raros que les podemos parecer nosotros o nuestras costumbres). Una de las bases fundamentales de toda sociedad es el respeto.
Sin respeto, no hay cordialidad en la convivencia, y puede dar lugar a importantes conflictos. Además sino respetamos corremos el riesgo de no ser respetados. No podemos imponer nuestras formas, nuestra cultura, nuestra religión ... respetémonos.

Educación.

Doctrina dada a los niños y jóvenes. El desarrollo o perfeccionamiento de las facultades y aptitudes [del niño o adulto] para su perfecta formación adulta. Enseñar una función o aptitud, especialmente la sensibilidad o el movimiento. Enseñar [a uno] los buenos usos de urbanidad y cortesía. Cortesía, urbanidad. Estos son alguno de los principales significados que indican lo que supone la educación.
Es importante señalar, que la educación, no es un tema exclusivo de la escuela, el instituto o la universidad. Se educa todos los días y en todo momento. En casa, en la calle, en un restaurante ... pero, sin lugar a dudas, uno de los sitios más importantes, es nuestra propia casa. Desde pequeños "absorbemos" como esponjas todo lo que hay a nuestro alrededor. Por eso el buen ejemplo debe ser una constante en nuestra vida.

Sentido común.

Aunque podríamos decir jocosamente que es el "menos común de los sentidos", es vital para actuar de forma correcta.

Aunque con el tiempo se aprende, no está en los libros o no es una materia que se pueda aprender tan fácilmente. El sentido común, es la facultad para dirimir como actuar ante determinadas situaciones. Y por supuesto, tratando de hacerlo lo mejor posible para ese determinado momento.
Nadie nos puede decir como actuar, ante situaciones imprevistas, pero la experiencia será un buen ayudante. Esto unido a una pizca de ingenio, nos puede ayudar a salir airosos de la mayor parte de imprevistos que se nos puedan presentar.
El sentido común es un rápido análisis que necesita una respuesta. Se tienen en cuenta todos los parámetros o variables del entorno, y una vez recopilados, mezclados y evaluados, se analizan y obtenemos una o varias conclusiones/respuestas que podemos aplicar. La que consideremos más correcta, es la que debemos aplicar.