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Por:
Johnny Hurtado V.
Bolivia
El trabajar en equipo significa un gran esfuerzo individual y de grupo.
No es nada sencillo para el líder reunir a personas con diferentes
caracteres, diversas personalidades, hábitos dispares, edades, culturas
y profesiones a veces muy heterogéneas.
Lo
único que tienen en común los componentes de la agrupación es el
objetivo.
Reuniones! Reuniones! Reuniones!
Los
líderes dedican muchas horas a las reuniones. Quieran o no son
necesarias, en ellas las personas dan o recogen información, convencen
a otras a tomar alguna acción, resuelven problemas y
toman decisiones. Las reuniones tienen que ser eficientes y productivas,
para
lograr esto, cumpla las siguientes tres importantes etapas:
Antes de la reunión:
1.- Prepare el Orden del Día, con los temas a tratar y los que quedaron
pendientes.
2.- Cite anticipadamente a todos los participantes, confirme su
disponibilidad de tiempo, hágales
conocer el Orden del Día y exíjales puntualidad.
3.- Sea el primero en llegar y haga una inspección.
4.- Prepare adecuadamente el lugar de la reunión.
5.- Revise con detalle todos los elementos que necesitará en la reunión.
6.- Reciba a todos agradeciéndoles por su asistencia.
Durante la reunión:
1.- Empiece a horario, saludando. Mencione el propósito de la reunión
y cómo será logrado.
2.- Siga estrictamente el Orden del Día. Delegue las tareas, no cargue
con todo.
3.- Revise el Acta, si se cumplieron las decisiones de anteriores
reuniones. Pida informes.
4.- Logre la mayor participación y atención general. Controle el uso
del tiempo.
5.- Haga que su reunión sea agradable y de mucha armonía. Ayude a
resolver los conflictos.
6.- Logre una reunión ordenada, discutan un solo tema a la vez, hasta
concluirlo.
7.- Aclare las acciones a tomar y resuma los resultados y las tareas a
cumplir.
8.- Al final recuerde cuando será la próxima reunión y agradezca por
la participación.
9.- Aproveche un momento para confraternizar.
Después de la reunión:
1.- Evalúe la efectividad de la reunión. Evalúese.
2.- Evalúe los conflictos y dé soluciones, si persisten.
3.- Haga un seguimiento a las resoluciones tomadas, que nada quede
pendiente.
4.- "Empuje" a sus colaboradores a cumplir sus obligaciones y
compromisos.
5.- Revise la lista de asistentes, comuníquese con los que faltaron,
averigüe el motivo y póngalos al
tanto de la reunión.
Una reunión eficientemente conducida, hace que los participantes se
traten unos a otros con mutuo respeto y prevalezca un espíritu de
cooperación. Nadie domina, los participantes se expresan libremente.
Resuelven
de una manera constructiva los desacuerdos, los conflictos y las críticas.
Toman
decisiones a través del consenso. Por el contrario, las reuniones
ineficaces e insatisfactorias son porque: se inician con mucho retraso.
Hacen poca o ninguna pre-planificación. Son desordenadas. No presentan
informes y algunas personas no cumplen con sus funciones, no hay
creatividad, falta de liderazgo.
Las
recomendaciones del grupo son ignoradas. Discusiones improductivas, sin
ninguna conclusión. Algunos hablan constantemente o son dominantes.
Las personas deben disfrutar asistiendo a las reuniones, deben encontrar
un ambiente de amistad y sinceridad, de la reunión todos deben salir
enriquecidos de conocimientos, satisfechos del aporte brindado y
realizados por los avances logrados.
Solo
así tendremos a los miembros del grupo participando entusiasta y
activamente y con seguridad estarán presentes en la próxima cita.
Todo
un equipo, para lograr un solo objetivo. |
