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Por: CL Juan Carlos Corrales Arce
Club de Leones de Ciudad Quesada - Costa
Rica
"La acción efectiva descansa en un
equilibrio entre
la gestión de servicio social y la visión de
empresa."
Es aquí en donde debemos plantear un plan estratégico sin fines de
lucro.
Durante muchos años las empresas han buscado en la planificación
estratégica una herramienta que les permita mejorar los niveles de
efectividad de sus organizaciones. Entonces se requiere de una relación
entre competencia y el incremento de los excedentes económicos.
Pero ¿cuál sería el comportamiento en una organización como los clubes
de Leones?, ¿Qué pasa con las entidades de servicio?.
Este tipo de organizaciones normalmente tienen un comportamiento o
características propias, que lo diferencian de la administración privada
y pública tradicional. Una de estas diferencias es la incapacidad de
poder desarrollar el concepto de eficiencia o competencia, incluso del
desarrollo de una
estrategia de servicio.
En los últimos años hemos comentado en diferentes foros nacionales e
internacionales las contribuciones de tomar conceptos básicos
tradicionales de la administración y aplicarlos en el marco diferente de
la gestión social.
¿Hacia dónde tiene que ir encaminada la gestión de servicio, cómo
desarrollar un plan estratégico de gestión social ( PEGS)?
1) Análisis de necesidades comunitarias:
La asociación Internacional ha venido desde hace muchos años promoviendo
el uso de los análisis de necesidades comunitarias como una herramienta
básica en la construcción de los programas de trabajo de cada periodo.
Recientemente estamos promoviendo un método de Desarrollo de la Gestión
del Servicio que se aplicará a partir del 2005 en el Club de Leones de
Grecia, Costa Rica. Conocer sobre ¿qué necesidades comunales vamos a
trabajar, cuáles son las causas de dichos problemas y conocer la
percepción de los actores sobre cuáles son las posibles alternativas de
solución ?(legitimación de solución de necesidades) e incluso ¿cuál es
el papel del club en esas acciones?, son algunas de las
incógnitas que tenemos que identificar para un PEGS.
2) Como todo plan estratégico la definición de la MISION es fundamental
en un PEGS, ¿Cuál es la esencia de nuestro movimiento, qué nos motiva a
prestar servicios sociales? ¿Cuál es el rol que cumplimos en la
comunidad como organización sin fines de lucro?. ¿Cómo nos ven los demás
actores de la comunidad? (¿qué hacemos, cómo lo hacemos, por qué lo
hacemos, quien lo hace?).
Una parte fundamental del PEGS lo constituye una acertada selección y
definición de la Misión. El que nuestro lema continúe siendo SERVIR, no
quiere decir que las diferentes misiones de nuestros clubes no deban ser
modificadas de tal forma que respondan a las condiciones propias del
club, sus socios y sus comunidades. La misión debe por tanto
identificarnos como únicos sobre "la labor que cumplimos SERVIR" es así
como en esta selección se involucran los valores, creencias,
aspiraciones, frustraciones, deseos, anhelos y sueños de poder mejorar
la calidad de vida de un grupo de personas vulnerables y normalmente
excluidas de la sociedad.
A su vez los actores comunales deben reconocer la enorme necesidad de
mantener un club en sus comunidades, identificar que pasaría si nuestra
organización desaparece.
3) El tercer paso no le es ajeno a quienes han participado en un plan
estratégico en sus empresas o en aquellas en las cuales laboran. La
definición de la Visión como la gran meta que buscamos alcanzar, es
aquella descripción mucho más precisa de cómo deseamos a nuestra
organización al
cabo de cinco o diez años. Aquí la Misión que dijimos tenía elementos
éticos por descansar sobre los valores, la Visión es mucho más tangible,
exacta, cuantificable, en términos generales ¿qué queremos del club y
cuál será su impacto en la comunidad?.
4) En este punto se requiere que el PEGS efectúe un análisis de aquellos
factores externos que afectan la gestión del club. Las tendencias
económicas, sociales, ambientales, políticas y tecnológicas de las
comunidades en las cuales trabajamos pueden afectar los factores
causales de
los problemas por resolver. La identificación de las amenazas por medio
de un FODA nos permite concluir un pronóstico sobre bajo qué factores
podría agravar la situación del club. De igual forma concretar las
oportunidades que se pueden devenir a raíz de las tendencias externas
nos puede facilitar la solución del problema que ha identificado el
club. La prospección es una herramienta que nos permite visualizar
diferentes escenarios y proporciona ideas más precisas sobre las
acciones y opciones internas del PEGS.
5) En el siguiente paso como usualmente se hace en el FODA, se evalúan
las fortalezas y debilidades internas con base en las metas que nos
hemos propuesto. Los dos o tres escenarios sociales posibles nos
permitirán el ejercicio de dos o tres planes alternativos, explorando
tanto alternativas
optimistas como pesimistas. Concretar la situación actual del club es
fundamental para pronosticar el camino hacia donde se dirige el club de
no efectuar ningún cambio. Este ejercicio nos permite socializar el
rumbo actual de la organización, la asignación del capital humano,
capital social y capital financiero que hemos desarrollado hasta el
momento en el cumplimiento de nuestros fines y propósitos.
6) Es necesario en el PEGS analizar adonde queremos llegar y por la
adecuada definición de los objetivos estratégicos del PEGS que nos
permitan el cumplimiento de la Misión y Visión que definimos para
nuestro club. Se debe identificar el modelo de intervención social que
hemos adoptado, los
resultados esperados, los programas o planes de trabajo, los indicadores
de eficacia en el cumplimiento de objetivos y la eficiencia en el
impacto real sobre los objetivos sociales propuestos versus los costos
del club y sus socios, por último las responsabilidades por resultados.
En el PEGS sigue siendo fundamental preparar los presupuestos, que
permitan desarrollar la capacidad de acción y la sostenibilidad de la
gestión de servicio del club.
Y para finalizar, un PEGS es una herramienta de gestión de servicio que
se aprende a utilizar durante varios años. No solo se deben hacer planes
"Del dicho al hecho hay mucho trecho". Pero es mejor saber hacia adonde
vamos, por dónde vamos y que resultados esperamos de un verdadero
impacto social.
El PEGS debe tener brújula, responsabilidad por resultados y trabajo en
equipo.
Ojalá le sea de utilidad a su club.
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