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Recopilación:
CL Gonzalo Retamal Moya
Chile
Los esquemas tradicionales de comunicación evolucionan con el tiempo y
con la idiosincrasia propia de cada civilización. Hoy, el discurso de
los grandes retóricos griegos, maestros de su época, no sólo carecería
del interés que suscitaba por aquel entonces, sino que incluso nos
aburriría hasta extremos insoportables.
En este sentido, se ha producido un cambio significativo para adaptarse
a una época como la actual, cuando todo se mueve a ritmo de reloj y la
televisión marca la pauta no sólo de lo que sabemos, sino también de
cómo se nos comunica.
Lo más importante, pese a todo, sigue siendo empezar despertando el
interés del auditorio. No basta con que una persona esté presente, sino
que debemos conseguir interesarla en nuestras palabras. Y para eso nada
mejor que hablarle de ella misma.
Las primeras palabras deben responder a la pregunta que todos los
asistentes se estarán formulando: "¿Qué estoy haciendo aquí?". Aclarar
el tema sobre el que va a hablar, hacer una presentación personal muy
breve si no ha sido introducido por un presentador, y agradecer a los
asistentes su presencia y a la organización el haber sido invitado,
completarán esta etapa introductoria que no debe ocupar más del 10 o 15
% del tiempo.
Es muy frecuente utilizar una anécdota para romper el bloqueo inicial y
despertar la simpatía del público, pero en todo caso debe ser una
historia que se relacione con el tema a tratar y debe estar bien
contada. Hay personas que no saben contar historias o que no tienen la
gracia natural necesaria, y en esos casos el resultado será peor que
obviar esta parte.
La brevedad es el requisito más importante. Una introducción
excesivamente larga aniquilará cualquier posibilidad de despertar el
interés de los asistentes. Ellos estarán allí para escuchar cosas sobre
un tema que les interesa, pero no sobre el currículum o la infancia del
ponente.
Cuando, lo antes posible, se entra en materia propiamente dicha, debe
hacerse de forma ordenada y lógica. Deben incluirse todos los conceptos
necesarios y ordenarse a partir de un mismo criterio, que pueden ser sus
características, su cronología, su importancia, etc.
Esta parte del discurso debe ocupar entre un 70 y 80 % del tiempo
disponible, y en base a ello se debe decidir la cantidad de conceptos
que van a incluirse. No se recomienda memorizar la exposición, y de
ningún modo limitarse a leerla, pero sí es imprescindible haberla
preparado antes.
Es mejor utilizar frases cortas y palabras concisas. También es
imprescindible modular la voz para reforzar las ideas y evitar las
monótonas letanías. No debe permitirse que la voz baje al final de las
frases, que es precisamente cuando debe reforzar la idea que se
comunica.
Si el orador está sentado, debe mantenerse erguido para hacer llegar su
voz al auditorio; si está de pie debe mantener una pierna adelantada, el
pecho bien destacado y la espalda recta.
Hay que intentar evitar hacer gestos o tics que delaten el nerviosismo,
por otro lado normal. Mantener la vista en los papeles, el suelo o el
techo es una de las pruebas más frecuentes. En su lugar, la vista debe
dirigirse a los ojos de los asistentes.
Se supone que el orador es un experto en la materia, por lo que se
espera escuchar su visión personal. Es importante aportar toda la
información necesaria, utilizando apoyos visuales como gráficos,
imágenes o datos, con la profundidad que requiera la especialización del
auditorio.
No se trata de aportar todos los datos disponibles, sino únicamente los
necesarios para cumplir los objetivos de la exposición. Una charla
introductoria para profanos en la materia no requiere, ni le conviene,
profundizar tanto en los detalles como una conferencia en un simposio de
expertos Lo más importante en una conferencia es controlar el tiempo.
Puede ser útil preparar algunos párrafos relacionados con el tema pero
no imprescindibles, que luego puedan ser suprimidos, si se hace tarde,
sin alterar el conjunto de la exposición.
En una reunión de trabajo es necesario preparar los temas que se van a
tratar estudiando el orden del día. El tono es informal, pero debe
respetarse la jerarquía.
Al rebatir una idea aportada por uno de los asistentes hay que mirarlo
directamente, pero también mirar a los demás para lograr su apoyo
inconsciente. No debe personalizarse la crítica hacia una persona, sino
en todo caso a un departamento, y menos aún si no está presente.
En un debate hay que hablar con firmeza y ser directo: la palabra cambia
tan rápido de persona que si no se concreta se termina por no decir
nada. Es necesario dominar el tema con profundidad y disponer de datos y
cifras que nos apoyen, aunque sin abusar de ellas.
Aunque el ambiente suele caldearse, conviene hablar con tolerancia hacia
las opiniones ajenas y comportarse con la mayor corrección, no
interrumpiendo a los demás participantes.
Para terminar el esquema teatral clásico "Introducción-Nudo-Desenlace",
que los expertos consideran el más adecuado para estructurar una
exposición, se cerrará la actuación con un rápido resumen en una o dos
frases y una propuesta concreta que sea conclusión de la información
aportada.
Esta última parte, para la que se recomienda de nuevo no sobrepasar el
diez o quince por ciento del tiempo, es la única que se recomienda
memorizar para garantizar su brevedad y concisión.
Sólo si se domina suficientemente el tema, puede abrirse una breve ronda
de preguntas. Es necesario controlar que no se alarguen demasiado, y
para esto lo mejor es poner un plazo por anticipado. También es
importante no hacer respuestas demasiado largas, o la paciencia del
público se acabará definitivamente.
Vivimos una época de velocidad y rapidez donde el bien más preciado es
el tiempo. Nadie nos perdonará ocupar el suyo si no le aportamos nada a
cambio, con lo que adquiere nueva importancia el viejo refrán "Lo bueno,
si breve, dos veces bueno". |
