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SEMINARIO
DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO PARA LEONES
I. OBJETIVO
El objetivo de este seminario es dar a conocer y recordar ciertas
normas de procedimiento de Ceremonial y Protocolo de uso común y
cotidiano en todos los actos y ceremonias leonísticas.
II. ANTECEDENTES
Contrariamente a lo que se piensa, las reglas de Ceremonial y
Protocolo están más vigentes que nunca en la vida de la sociedad
moderna. Aún cuando el sentir común considera a esta regulación
como algo propio de altas esferas y de asuntos de Estado, la complejidad
de la actividad en todos los aspectos, tanto públicos como privados, hace
necesaria una reglamentación protocolar.
También es erróneo pensar que dichas normas, usos y costumbres tienen un
carácter elitista y reservado que no se compadece con la igualdad a que
ha conducido la democratización. Lo cierto es lo contrario; el
respeto a las normas de convivencia y cortesía contribuye a desarrollar
la consideración y la deferencia que las personas comunes merecen en su
trato recíproco. En tal sentido se ha podido apreciar como en los
últimos tiempos se extiende la inquietud por conocer las normas
fundamentales del ceremonial y el protocolo en sectores que
tradicionalmente permanecían más preocupados de sus quehaceres autónomos
e internos.
Es evidente hoy en día, el enorme interés que han adquirido estos
conocimientos para el sector privado en todo orden de cosas tales como:
el arte, los espectáculos, el deporte, la recreación y tantos otros
largos de enumerar.
Las normas de Ceremonial y Protocolo han estado históricamente
unidas a las de la diplomacia, produciéndose por supuesto una evolución
en su formalismo.
Desde el origen del hombre, toda norma de conducta que busque formas de
acercamiento por medios pacíficos entre las tribus primitivas,
desarrollará una labor elemental de diplomacia y con ella, reglas de
procedimiento del ceremonial para llevarlas a cabo.
Los pueblos antiguos otorgan una especial representatividad al simbolismo
y comportamiento ceremonial en sus relaciones con otras naciones.
En la Edad Media, la iglesia mantendrá la tradición y evolución de las
relaciones internacionales, dentro de una diplomacia inorgánica.
La diplomacia moderna, con reglas ya establecidas, se inicia sólo con el
Congreso de Viena, el año 1815.
Durante este proceso secular (por más de un siglo), el Ceremonial y
Protocolo diplomático, basado en normas consuetudinarias o costumbristas,
adquirieron formas que son de aplicación hasta la actualidad.
En Chile, el primer Reglamento de Ceremonial para los Actos Oficiales data
del año 1820.
Después de la administración Prieto, es quizás, don Andrés Bello quien
primero da forma al ceremonial chileno.
El Reglamento de Ceremonial Público y Protocolo vigente en el país es el
Decreto Supremo Nº 150 de 13 de Febrero de 1990, publicado en el
Diario Oficial Nº 33.617 de 10 de Marzo de 1990.
III. DEFINICIONES
Existe más de una
definición sobre Ceremonial. Asimismo, son numerosos los
tratadistas que han utilizado sus propios términos para significar que es
Protocolo.
Coinciden si, todos
ellos, en dar a estos conceptos un carácter de solemnidad en la actividad
internacional o en la esfera oficial o pública de los Estados.
Para el diccionario
de la Real Academia Española, el Ceremonial es "una serie o
conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne".
Define como acepción de Protocolo "la regla ceremonial, diplomática
o palatina, establecida por decreto o por costumbre".
En otras palabras,
el protocolo reconoce " las jerarquías del ordenamiento
institucional". Al efectuarlo, "instituye el rango de las
autoridades y sus precedencias".
En la vida religiosa católica
encontramos más de un ejemplo de ceremonial y especialmente de protocolo.
En el Credo se dice que "Jesucristo subió a los cielos y está
sentado a la DIESTRA de Dios Todopoderoso".
Pero la máxima enseñanza
se encuentra en la Biblia. En el Evangelio según San Lucas, versículos
"los invitados a las bodas", relata que Jesús observando como
escogían los primeros asientos a las mesas, refirió a los convidados la
siguiente parábola:
"Cuando fueres
convidado por alguno a bodas, no te sientes en el primer lugar, no sea que
OTRO MAS DISTINGUIDO QUE TU, esté convidado por él y, viendo el que te
convidó a ti y a él, te diga DA LUGAR A ESTE y entonces comiences CON
VERGÜENZA A OCUPAR EL ULTIMO LUGAR. Más, cuando fueres convidado,
ve y siéntate EN EL ULTIMO LUGAR, para que cuando venga el que te convidó
te diga: Amigo, SUBE MAS ARRIBA, entonces tendrás GLORIA DELANTE DE LOS
QUE SE SIENTAN CONTIGO a la mesa. Porque cualquiera que se ENALTECE,
será HUMILLADO y el que se humille será ENALTECIDO".
También en el Evangelio de San Mateo, al referirse a los bienes naturales
y dones que nos envía Dios, Jesús formula la siguiente reflexión:
¿ Y quién de nosotros podrá, por mucho que se afane, añadir a su
estatura un codo?
PRECEDENCIA: Veamos, primero, que
significado tiene este vocablo.
Según el diccionario de la Lengua Española,
Precedencia (del verbo preceder, derivado a su vez del latín 'preacedere'
= ir delante o por delante) es:
"Preeminencia o preferencia en el
lugar y asiento.
Primacía, superioridad..."
Esta definición nos dirige ya hacia su
precisa significación en el área del protocolo en general y en la específica
del protocolo de las mesas.
Pero antes, reflexionemos brevemente sobre
la naturaleza y el sentido del término protocolo, pues la precedencia
constituye su parte más esencial, de tal modo que sin la previa
precedencia el protocolo no es posible.
Para comenzar, podemos definir el
protocolo, como el arte de la determinación y el establecimiento de las
formas más idóneas para la eficaz ejecución de toda actividad humana,
sociable, oficial y relevante.
Vemos, pues, que los caracteres
definitorios de esta actividad son:
Su sociabilidad ha de ser realizada en la
sociedad humana, con la acción y la participación de dos o más
personas.
Su oficialidad ha de ser una actividad
oficial, es decir, que sea consecuencia de la acción del estado, en
cualquiera de sus ámbitos o niveles. Ha de llevarse a cabo, por tanto, en
el seno de la estructura del estado.
Su relevancia ha de ser importante, pues
una actividad humana, que teniendo los dos caracteres anteriores no
alcance un mínimo nivel de relevancia, no puede ser objeto del protocolo.
Como la acción objeto del protocolo ha de
ser realizada por, o con, la participación de dos o más personas, ello
exige el establecimiento de un orden en las mismas, previo a la actividad
que vayan a desarrollar, para que ésta sea eficaz, es decir, implica la
previa determinación de su precedencia.
En consecuencia, y desde la óptica del
protocolo, podemos definir ya la Precedencia como:
"El previo
establecimiento de un orden entre las personas que realizan o participan
en una actividad que afecta al protocolo, en función de su preeminencia,
primacía, rango, nivel o relevancia, en el seno de la estructura y de la
sociedad misma, que integran el estado, para obtener la máxima eficacia
de la mencionada actividad"
En esta definición aparecen ya las dos
interpretaciones que pueden darse de la Precedencia:
En sentido estricto: la ordenación de las
personas, en virtud de su nivel o rango oficial, estableciendo por norma
legal, tradición o uso.
En sentido amplio: la ordenación de
las personas, en virtud de su importancia real en la sociedad, soporte del
estado.
A diferencia del primer tipo de
precedencia, claro y preciso, el segundo no lo es. Sin embargo, siempre, y
más aún en el tema de las mesas, por las razones que a continuación
expondremos, es esencial tenerlo en cuenta.
Hemos dicho que el objeto del protocolo y
de la previa precedencia es la eficacia de las actividades, actos o
ceremonias humanas antes descritos.
Pero para obtener esta eficacia, es
necesaria la razonable y precisa ordenación de los sujetos. Es decir, que
los objetos estén en su sitio.
Si estas personas tienen su sitio
predeterminado en una relación oficial, no hay problema. Sí lo hay
cuando la persona, por su importancia, aún teniendo un sitio relevante en
la sociedad, este sitio no está incluido en una lista de precedencias.
Dicho de otro modo: existen dos colectivos
de personalidades:
Las que tienen su sitio establecido en una
relación oficial u oficiosa.
Las que, siendo importantes, no lo tienen.
Pues bien, cuando las personas de estos dos
colectivos coinciden en la ejecución de una actividad, ¿Qué se hace?
Muy sencillo: aplicar el denominado
"peinado" o "interpolación" de las personas, con su
integración en una precedencia única, aunque procedan de diferentes
colectivos.
La misma solución cuando se trata de
personas que, aun teniendo todas una precedencia definida, pertenecen a
dos o más grupos de naturaleza distinta, con precedencias diferentes (por
ejemplo: autoridades civiles y militares, o autoridades civiles, militares
y eclesiásticas), y estos grupos no tienen como tales, en el acto en
cuestión, un lugar propio, separado y determinado.
IV. El Protocolo Leonístico
A. Concepto de Precedencia
De conformidad a las normas de protocolo es posible definir la precedencia
como "LA UBICACIÓN QUE LE CORRESPONDE A UNA AUTORIDAD O PERSONALIDAD
NACIONAL O EXTRANJERA, EN LOS DISTINTOS ACTOS O CEREMONIAS".
El diccionario de la Real Academia Española asimila el vocablo de
precedencia a " primacía" y a "superioridad". Lo
define como "preeminencia o preferencia en el lugar y
asiento y, en algunos actos honoríficos".
Consecuente con lo anterior, el protocolo oficial de la Asociación ha
sido elaborado para eliminar confusión en el reconocimiento adecuado de
los leones dignatarios. Ya sea para presentación o para disposición
de asientos, el protocolo oficial da respuesta simple y definitiva a la
pregunta ¿QUIÉN PRIMERO?
Las presentaciones generalmente comienzan a hacerse con las personas
de menor rango en el orden de precedencia y terminan con el león más
importante.
Cuando en un acto o ceremonia estuvieran presentes autoridades que no son
leonísticas, debe ponerse en práctica una combinación de costumbres
locales (Reglamento de Ceremonial Público y Protocolo del país) y
sentido común (analogía), para decidir el orden de precedencia en que
serán presentados.
Se debe tener presente los conceptos de "representación y
subrogancia".
B. Orden de Precedencia
A las autoridades leonísticas se les reconocerá el siguiente orden de
precedencia:
1. Presidente
internacional
2. Ex presidente inmediato
3. Vicepresidentes
internacionales (en orden de rango)
4. Directores
internacionales (a)
5. Ex presidentes
internacionales (b)
6. Ex directores
internacionales (c)
7. Presidentes de Consejo
de Gobernadores (a)
8. Gobernadores de
distrito (a)
9. Administrador ejecutivo de la
Asociación
10. Secretario de la Asociación
11. Tesorero de la Asociación
12. Ex presidentes del Consejo (c)
13. Ex gobernadores de distrito inmediato
(a)
14. Vicegobernadores de distrito (a)
15. Ex gobernador de distrito (c)
16. Secretarios de distrito múltiple
(voluntarios) (a)
17. Tesoreros de distrito múltiple
(voluntarios) (a)
18. Secretarios de distrito (a)
19. Tesoreros de distrito (a)
20. Jefes de región (a)
21. Jefes de zona (a)
22. Asesores distritales (a)
23. Presidentes de clubes (a)
24. Ex presidentes inmediatos de club
(a)
25. Secretarios de club (a)
26. Tesoreros de club (a)
27. Ex presidentes de club (c)
28. Secretarios de distrito múltiple (a
sueldo) (a)
29. Tesoreros de distrito múltiple (a
sueldo) (a)
Explicación de las notas:
(a) Si estuvieren presentes dos o más, se les reconocerá en orden alfabético
de apellido. Si el apellido de ambos comienza por la misma letra, se sigue
en orden alfabético de la segunda letra y, así sucesivamente.
Si el apellido fuese idéntico, se sigue el mismo procedimiento con el
nombre. Si el nombre es el mismo, entonces con el segundo nombre.
En el raro caso de que todos sus nombres y apellidos sean iguales, se
reconocerá primero al que más tiempo lleva como socio
(b) Si estuvieren presente dos o más, se le dará precedencia al que
ejerció su cargo más recientemente y, así
sucesivamente.
(c) Si estuvieren presentes dos o más, se da precedencia de la misma
manera como a los ex presidentes internacionales (véase el punto b.).
En caso de estar presentes dos o más ex directores internacionales que
ejercieron durante los mismos años, se seguirá el procedimiento
explicado en el punto a.
V. Planos Sobre Aplicación de la Precedencia
En la aplicación
de las normas de precedencia se debe distinguir, necesariamente, si se
trata de la ubicación en vehículos o carruajes; en testeras; en
estrados
o en mesas.
A. En Vehículos o Carruajes.
En los vehículos o carruajes, los asientos
se distribuirán de acuerdo a su tipo, en la siguiente forma:
En el asiento de fondo, a la derecha, irá la persona de más alto rango,
por ser el lugar de honor; a la izquierda el que siga en precedencia. Si
son tres las personas que ocupan el vehículo o carruaje, el de menor
rango irá en el asiento delantero, al lado del conductor.
Si son cuatro los
ocupantes, el lugar más importante siempre corresponde al fondo a la
derecha; el segundo lugar es el de la izquierda de éste; el tercero
frente al primero; y, el cuarto frente al segundo.
La persona invitada irá siempre ubicada al
fondo a la derecha. Quien invita o el dueño del vehículo ocupará el
lugar del fondo a la izquierda.
Si son tres personas, de rango equivalente, la de menor rango se ubicará
al centro, esto es, entre quienes ocupan los lugares del fondo a la
derecha y a la izquierda.
Esta situación sólo es precedente si quien va a ocupar el lugar del
centro es una señora (esposa de cualquier de los dos ocupantes).
Si el vehículo está ubicado de modo que la
persona que debe ocupar el lugar de honor queda al lado de la vereda,
quien ocupa el asiento del fondo a la izquierda deberá subir por la
puerta del lado de la calle, evitando pasar por delante de la persona de
mayor rango. Al llegar el vehículo debe estacionarse de manera que la
persona de mayor rango descienda en primer lugar.
En estricto protocolo, en cada vehículo sólo debe ubicarse a dos
personas. El ataché que acompaña se ubicará en el asiento delantero.
La persona de más rango subirá primero al vehículo o carruaje, debiendo
hacerlo los demás según su orden de precedencia. Para el descenso, se
procederá a la inversa, esto es, el de menor rango lo hará primero y el
de mayor al último.
Si la persona que conduce un automóvil no es un chofer sino el dueño de
éste, o, alguien de rango protocolar semejante a sus pasajeros, el lugar
a la derecha de quien conduce pasa a tener una importancia diferente y
puede constituirse, eventualmente, en el asiento de honor.
B. En Testeras
En la testera, quién preside la reunión siempre debe ocupar el asiento
del centro de la mesa. El orador principal vendría a ocupar el asiento
número dos, siguiéndole otros leones en orden de precedencia.
Siempre que sea posible, debe haber el mismo número de asientos a la
derecha y a la izquierda de la persona que preside la reunión.
En una testera en que se ha colocado un
podio al centro de ésta, la disposición de asientos es esencialmente
igual, salvo que la persona que preside la reunión siempre se sienta a
la izquierda del podio y el orador principal a la derecha.
Cuando están presentes las esposas, deben
sentarse a la izquierda del esposo si éste está en el lado izquierdo de
la mesa; y a la derecha del esposo, si éste se ubica en el lado derecho
de la mesa.
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5 |
C |
3 |
A |
1 |
PODIO |
2 |
B |
4 |
D |
6 |
C.
En Estrados
En un estrado las personas pueden estar de
pie o sentadas. Esta circunstancia no influye para los efectos de la
precedencia.
El lugar más importante es el centro, el segundo es la derecha de éste
(izquierda del espectador), el tercero a la izquierda del centro
(derecha del espectador) y, así sucesivamente, alternándose de derecha a
izquierda.
En aquellos actos o ceremonias que se realizan en estrados, a los que
concurra el Presidente de la República acompañado de su señora, ella se
ubicará a la derecha del Presidente.
D.
En Mesas
En las grandes comidas de gala o en los
banquetes, las mesas pueden ser de distintos tipos.
Mesa Imperial:
Se llama así a la mesa única rectangular u ovalada.
En las grandes
comidas de gala o en los banquetes, las mesas pueden ser de distintos
tipos.
Ventajas:
Permite las dos presidencias clásicas,
situadas una enfrente de la otra, pues por su extensión y especial
naturaleza sólo admite presidencias a la francesa.
Permite asimismo
un claro y fácil ordenamiento y ubicación de los comensales.
Inconvenientes:
Su gran tamaño.
La necesidad de un comedor de amplias
dimensiones. Por estas características este tipo de mesa es
excepcional. En general sólo existe en los viejos palacios o en
ciertas instituciones del Estado.
En este tipo de mesa los dueños de casa deben sentarse frente a
frente. El invitado de honor se ubicará a la derecha de la dueña de
casa. La esposa del invitado de honor o la señora de mayor
precedencia (si el invitado de honor es soltero) se sentará a la
derecha del dueño de casa.
Si asiste el Presidente de la República y señora es costumbre que los
dueños de casa cedan sus lugares a éstos. El dueño de casa, ocupará
en tal caso, la izquierda de la esposa del Presidente y la dueña de
casa se ubicará a la izquierda del Jefe de Estado.
Hay ocasiones en banquetes y comidas, en
razón del número de invitados, en que la mesa rectangular no tiene
capacidad suficiente. En tales casos se utilizan mesas en forma de “T”,
de “U” o de “M”.
Aunque estas mesas no son consideradas rigurosamente protocolares, son
aceptadas.
En la actualidad, se acostumbra colocar una mesa de honor rectangular,
con asientos sólo a un lado de ella y mesas redondas que pueden ser de
seis, ocho o diez personas, para los demás invitados.
Diagrama de mesas rectangulares
Mesa rectangular para comida de hombres
solos.
En caso de que el
número de invitados sea un múltiplo de 4., como lo son 12, 16, 20, 24,
etc., las cabeceras corresponde colocarlas en los centros de la mesa.
Mesa rectangular
para comida con señoras.
(La precedencia de
las señoras se han indicado con letras, por orden alfabético).
En el anterior tipo de mesa, cuando
participan señoras, conviene hacer presidir dos damas o dos hombres, con
el objeto de evitar que en los extremos queden dos señoras y dos hombres
juntos.
Cuando a una comida asisten personalidades
de jerarquía más o menos similar, con señoras, es aconsejable colocar
cuatro cabeceras.
Mesas en Forma de
“T”, en “U” o en “M”
La precedencia en estas
mesas debe ser la siguiente:
Mesa con forma de "T" solamente hombres.
Mesa "T" con
asistencia de señoras.
Mesa con forma de "U" solamente hombres.
Mesa "U" con
asistencia de señoras.
Mesa con forma de "M" solamente hombres.
Mesa "M" con
asistencia de señoras.
Cuando
concurra un huésped de honor con su señora, la cabecera de las mesas en
“T”, en “U” o en “M”, podrá modificarse así:
La
Mesa Única en Peine muy usada en galas leonísticas.
Desarrollo a su vez de la mesa en "U", con el añadido de brazos
intermedios, paralelos a los extremos y perpendiculares de la "U".
Muy
utilizado en grandes banquetes, para poder sentar a un número elevado
de comensales.
MESAS CIRCULARES
En la mesa circular
la precedencia sigue el orden alternado de la mesa rectangular.
La mesa circular es
de preferente aplicación en comidas y banquetes de numerosos invitados.
En un gran comedor,
las mesas circulares complementan la mesa de honor que preside el
evento.
Si la mesa de honor
se encuentra en un extremo del comedor es recomendable NO emplear dos
cabeceras, a fin de que ningún invitado le dé la espalda.
Las mesas
circulares permiten cierta flexibilidad en las precedencias. Sin
embargo, existe una precedencia según su ubicación en el comedor. Cada
una de ellas debe ir presidida, según su rango, por una personalidad.
Mesa circular para hombres solos con una cabecera
Mesa circular para hombres solos con dos cabeceras.
Mesa circular
con señoras.
Precedencia de mesas circulares en un comedor grande.
Mesa de honor
rectangular y precedencia de mesas circulares.
Diagrama de mesas de dos, tres y cuatro
personas:
Dos personas.
Tres personas.
Cuatro personas.
VI
TITULOS Y TRATAMIENTO A AUTORIDADES
Corresponde un
tratamiento especial, según su rango y jerarquía, a las altas
autoridades nacionales y extranjeras.
En algunos casos,
el tratamiento epistolar varía del trato personal o verbal.
Autoridades Nacionales.
Presidente de la
República.
(Epistolar)
"Excelentísimo señor" o "Su Excelencia". (Verbal) "Excelencia" o
"Señor Presidente". Congreso Nacional.
Senadores y
Diputados.
(Epistolar)
”Honorable".
(Verbal) "Señor
Senado?' o "Señor Diputado".
Poder Judicial.
Corte Suprema.
"Excelentísima".
Cortes de
Apelaciones. “llustrísima".
Miembros de estos
tribunales y Jueces de Letras. "Señoría". Ministros de estado. "Señor
Ministro”
Autoridades
Eclesiásticas. Cardenal.
(Epistolar".
"Eminencia Reverendísima". (Verbal). "Monseñor". Arzobispos y
Obispos.
(Epistolar).
"Excelencia". (Verbal). 'Monseñor".
Jefe de la Iglesia
Ortodoxa. (Epistolar). "Patriarca".
(Verbal). "Su
Beatitud".
Iglesias Cristianas
Protestantes.
Superiores.
"Honorable Pastor".
Autoridades Extranjeras.
Papa. "Su Santidad, Beatísimo Padre". Emperador. "Su Majestad
imperial". Rey, Reina. "Su Majestad".
Príncipe Consorte. "Su Alteza real".
Presidente de la República. "Excelentísimo Señor”
Jefes de Misiones Diplomáticas Extranjeras.
Nuncio Apostólico. "Su Excelencia Reverendísima7'. Embajadores.
'Excelentísimo Señor".
Encargado de Negocios. "Honorable Señor".
Representante de Organismos Internacionales. 'Honorable Señor”
VII.
VISITAS DE AUTORIDADES.
A. Internacionales.
Dignatarios Leones.
Cada año, dirigentes, ex dirigentes y directores internacionales viajan
a los distritos y distritos múltiples alrededor del mundo para difundir
información; como oradores principales; para tratar asuntos de interés
con los líderes locales o reunirse con tantos leones como les sea
posible.
En la mayoría de los casos, estas personas toman tiempo de su familia y
su trabajo, a menudo con sacrificios financieros, ya que no reciben
remuneración monetaria, excepto limitados gastos, para hacer una
contribución al engrandecimiento y vitalidad de la Asociación
Internacional de Clubes de Leones.
Ante tales sacrificios, las personas responsables de recibirlos en sus
distritos deben poner lo mejor de su parte para que sus visitas sean
placenteras y sin contratiempos.
Pautas de Procedimientos
1.
Antes que llegue la Autoridad.
Tan pronto como el Departamento de Protocolo e Itinerarios de la Sede
Internacional confirme la visita oficial, debe difundirse al distrito la
más amplia información al respecto. A su vez, la autoridad local debe
remitirle, por lo menos, una copia de la agenda preliminar del evento,
especificándole a que actividades se espera que asista.
Cuando la agenda final ya esté lista, se le debe enviar una copia
especificando a que eventos tiene que asistir y, especialmente, en
cuales tiene que participar.
Se le debe especificar el tipo de vestuario para cada una de las
actividades (de etiqueta, de calle, sport, etc.), lo que será una
valiosa información para la esposa.
Si la visita no está familiarizada con el clima de la región, es
conveniente proporcionarle información de utilidad (lluvia, calor, frío,
paraguas, impermeable, etc.).
Es importante proporcionar al visitante el máximo de literatura sobre
las actividades del distrito.
2. Llegada y bienvenida.
A la autoridad y a su esposa debe esperarlo a su llegada, normalmente en
aeropuerto, quien preside la reunión o convención (Presidente del
Consejo o Gobernador del Distrito) con su esposa y una delegación
prudente. Si las ocupaciones y el tiempo de esta persona no permiten que
se encargue de esto, esta importante función debe delegarse en otra
autoridad leonística (PDI, PDG o miembros del gabinete).
Si lo permiten en el aeropuerto, se debe recibir a la autoridad a la
salida del avión (Asesor de Ceremonial y Protocolo). Si no se conoce al
visitante, éste se identifica con el distintivo oficial del Leonismo
(gafete). Por su parte el receptor se identifica para la autoridad
vistiendo ropa leonística y portando el distintivo correspondiente.
Si no pudiese recibirse al orador a la salida del avión (disposiciones
reglamentarias; aduana u otros), se debe determinar con antelación donde
se van a encontrar.
Después de dar la bienvenida a la autoridad, se presenta al comité de
recepción.
Es muy conveniente que uno o dos leones se encarguen del equipaje del
visitante, a fin de evitarle esta molestia.
Efectuadas las presentaciones y los
trámites de aduana, se debe conducir a la autoridad al automóvil que lo
trasladará a su hotel. Es conveniente contar con un auto adicional para
cualquier emergencia.
3. Al llegar al hotel.
Con anticipación a la llegada de la visita
al hotel, es conveniente inspeccionar la habitación, con el objeto de
subsanar cualquier detalle o inconveniente.
Es de buen gusto re4cibir la visita con refrigerios, flores a algún
tipo de bebida. Así mismo, es recomendable proporcionarle los
periódicos locales u otras publicaciones; como imprescindible es
entregarle una agenda y/o programa detallado, comentándolo con él o
fijando una cita para tal efecto.
4. Anfitriones.
Lo más importante que se puede hacer para
que la visita de¡ dignatario sea fructífera y placentera es asignar a
un león y a su esposa para que se desempeñen como anfitriones de tiempo
completo, ya que es muy posible que el orador y su esposa tengan
actividades diferentes y a distintos horarios y, por lo tanto, deben
ser acompañados por alguien.
La autoridad visitante y su esposa nunca deben andar por su cuenta,
inseguros de¡ lugar y de la hora del evento. El acompañante o attaché
debe revisar el programa en detalle con el orador y su esposa. Debe
establecerse con anticipación a que hora se les va a recoger y
recordarles el vestuario requerido, si es del caso.
Es importante que la programación considere un tiempo de descanso
prudente entre una y otra actividad.
5. Despedida.
Cuando llegue la hora de partir, se debe
ser tan cuidadoso como en la llegada. Será necesario encargarse de
todos los pormenores relacionados con el transporte y confirmación del
vuelo.
Es importante establecer la hora en que se va a recoger el equipaje y
la del traslado al aeropuerto.
Si es posible, así debe serio, el anfitrión debe acompañar a la visita
desde el hotel hasta el lugar de embarque. Se debe tener la información
precisa de si el avión saldrá a tiempo o tendrá retraso, ya que si así
fuere se acompañará en todo momento a la visita. Si el retraso es tan
serio que signifique quedarse otra noche, se debe encargar de su
alojamiento y transporte.
Finalmente, es muy importante que el comité de despedida se encuentre
en el aeropuerto con la debida antelación.
Eso da buena imagen de organización y dejará en la visita y su esposa
una grata sensación.
6. Lista de Verificación.
Es conveniente y necesario considerar que el León Dignatario es un
invitado y por lo tanto debe tratársela como un miembro de la familia o
como a un amigo cercano- la etiqueta, el ceremonial y el protocolo están
basados en el sentido común y la cortesía.
Si se desea cumplir con esta norma, tenga en cuenta la siguiente Lista
de Verificación:
¿Se ha enviado al invitado toda la
información sobre el evento?
¿Se tiene el número de vuelo y la hora de
llegada?
¿Se han hecho todas las coordinaciones
con las autoridades del aeropuerto, la Policía de Investigaciones y
el Servicio de Aduanas? -
¿Se han tomado
todas las providencias del caso para recibir al orador y a su esposa
y, llevarlos al hotel?
¿Se ha designado
al matrimonio anfitrión?
¿Se ha designado
oportunamente al comité de recepción? -
¿Se cuenta con
los autos suficientes para una cómoda transportación?
¿Qué actividades
específicas le ha asignado al Asesor de ceremonial y Protocolo?
¿A los autos de
la comitiva se les ha colocado algún distintivo leonístico.
(gallardete, logo u otros) -
¿Ha efectuado las
coordinaciones del caso con Carabineros de Chile?
¿De acuerdo con
el tiempo de permanencia de la visita, le ha concertado alguna
entrevista o audiencia con autoridades de gobierno?
¿Al invitado se
le ha registrado oportunamente en el hotel?
¿Se ha
inspeccionado previamente la habitación del huésped?
¿Se ha tomado en
cuenta la cortesía de esperar al dignatario con flores en su
habitación; refrigerios, dulces y bebidas?
¿Se le tiene al
huésped la prensa local?
¿Se ha comprobado
si el hotel cuenta con servicio médico - dental? - ¿De no existir
éste, se tomaron las medidas del caso?
¿Se ha
considerado lugares de interés para posibles visitas o algunos
locales comerciales para efectuar compras? - ¿Se ha
planificado las presentaciones u la disposición de asientos de acuerdo
a lo estipulado en el protocolo oficial?
- ¿La
programación ha planeado incluir suficiente tiempo de descanso? ¿Se ha
programado el regreso y despedida de la visita?
- ¿Se ha
considerado en todas estas actividades al Asesor de Ceremonial y
Protocolo?
- ¿Se ha
previsto el envío posterior de una carta de agradecimiento al
visitante?
B. Nacionales.
(Gobernador)
De acuerdo a las normas estatutarias, el
gobernador tiene que hacer una visita oficial a cada uno de los clubes
de su distrito.
En general, el gobernador se pone en contacto con los clubes, o
viceversa, para concretar una fecha que sea satisfactoria para ambas
partes.
Después de esto, el club debe ratificar por escrito al gobernador la
fecha de su visita.
La visita oficial de¡ gobernador no debe interferir otros programas,
pero si es lo más relevante de la reunión.
Se le debe reservar, por lo menos, treinta minutos para su
intervención.
Si se desea que el gobernador haga entrega de premios o distinciones,
se le debe proporcionar todos los antecedentes al respecto.
Es muy posible, de hecho lo es, que el gobernador desee reunirse con
los miembros del club para una convivencia más informal. Para tal
efecto, el presidente del club debe prever esta situación.
La visita del gobernador es semejante a la de un dignatario león y por
lo tanto, se debe seguir el protocolo oficial en todos sus aspectos.
El gobernador será recibido en la puerta del local de reunión por el
presidente del club acompañado por parte de su directiva, en cantidad
prudente.
Si el gobernador es acompañado por su esposa, también en la recepción
deberán estar presentes las esposas de los directivos.
En consideración a que existen clubes fuera
de la región Metropolitana, si el tiempo lo permite y la ocasión lo
amerita, es conveniente programarle al gobernador una visita de
cortesía al Intendente; Gobernador o Alcalde de la localidad, según sea
el caso.
Otra alternativa sería invitar al funcionario de gobierno a la reunión
oficial, a pesar de que esto se estima no ser lo más adecuado.
También sería provechoso que se invitara a esta reunión a los medios de
comunicación, a fin de que den cobertura a la intervención del
gobernador.
De ser posible, es conveniente proporcionar a la prensa hablada y
escrita los datos biográficos y la fotografía del gobernador.
Al término de la visita oficial, Al igual que a su llegada, el
gobernador debe ser despedido por las mismas personas que lo
recibieron.
Estas normas de procedimiento, en su justa medida, son aplicables en su
totalidad a las visitas oficiales de los Jefes de Región y Jefes de
Zona.
VIII .- ASAMBLEAS DISTRITALES
Las Convenciones y Asambleas Distritales tienen por finalidad
reunir en un ambiente de sana camaradería a todos los socios de los
diferentes Clubes del Distrito, a fin de estrechar lazos de amistad
mediante el conocimiento y comprensión recíprocos; imponerse de las
actividades que los clubes han desarrollado o estén realizando,
dilucidar los problemas que les atañen y adoptar los acuerdos que
propendan al mejor funcionamiento y coordinación de los fines
perseguidos por la causa leonística.
En estas reuniones la autoridad máxima será la Asamblea, debidamente
constituida por los Delegados en pleno goce de sus derechos.
Su organización y ejecución recae en un club del distrito cuya
designación voluntaria se define en la asamblea anterior. En caso de
que no exista un club que se comprometa para esta actividad, será la
Gobernación la encargada de designar el Club Anfitrión, de común
acuerdo con éste. Se puede dar el caso de que sean varios los clubes
que asuman esta responsabilidad. En tal situación, uno de ellos tomará
la dirección del evento y el resto le colaborará en carácter de Co-anfitrión.
El éxito de la asamblea dependerá, en gran medida, del mayor o menor
interés y dedicación que el club organizador le asigne a ésta, contando
para ello, en todo momento, con la más amplia colaboración y apoyo del
Gobernador y su staff. En efecto, la gobernación cuenta con un Asesor
de Convenciones, Ceremonial y Protocolo el cual, imbuido del más amplio
espíritu de cooperación, está al servicio de los clubes que lo
requieran.
Consecuente con lo anterior y con el objeto de contribuir a una mejor
realización de este tipo de asambleas u otros actos del mismo tenor, se
ha estimado conveniente dar a conocer algunos aspectos o actividades
que, muchas veces conociéndose, no siempre se consideran en estos
eventos y que, en última instancia, pueden tenerse en cuenta como un
sistema de control.
1. RECINTO
a.- Dar a conocer
todos los antecedentes del sector de la reunión para su fácil
ubicación- en lo posible ilustrarlo con un gráfico.
b.- Considerar el máximo posible de
estacionamientos para vehículos automóviles.
c.- Buena señalización exterior e
interior para el fácil acceso al lugar de reunión y locales anexos.
(Acreditación- cancelaciones; dependencias para talleres y otros que
se requieran.)
2.- SALON AUDITORIO
2.1. Testera.
a. Mesa de trabajo con capacidad para 7 a
9 personas. (Siempre número impar).
b. Cubierta de mesa (mantel o carpeta) en
lo posible con los colores leonísticos.
c. Indicadores de ubicación de los
miembros del gabinete e invitados especiales. (Asesor distrital).
d. Micrófono (s) de sobremesa; en lo
posible, por lo menos uno. e. Banderas de sobremesa (Domador Mayor) f
Jarros con agua y vasos.
e. Wellcome. (Domador mayor).
f. Pabellón Nacional (Club anfitrión) y
Bandera Leonística. (Domador mayor).
h. Estandarte de la Gobernación. (Domador
mayor) y del club anfitrión.
i. Mástiles para banderas y estandartes.
2.2. Podio.
a. Debe tener insignia o logotipo
leonístico- de no ser posible, al menos colocarle un símbolo de la
institución, en su frontis.
b. Micrófono y pedestal adecuado.
c. Suficiente iluminación para facilitar
una buena lectura.
d. Vaso con agua.
2.3. Audio.
a. Amplificación suficiente para todo el
salón.
b. Micrófono(s) para la testera y podio.
c. Himno Nacional e Himno Leonístico.
(Domador mayor).
d. Encargado del cassette con la
ejecución de los himnos. (Designa club anfitrión).
Debe ser un león.
3. AUDITORIO.
a. Aseo y presentación.
b. Iluminación adecuada.
c. Designación de ubicaciones para:1)
Autoridades leonísticas y civiles no consideradas en la testera. 2)
Esposas de las autoridades de la testera. 3) Gabinete del gobernador.
4) Jefes de Región. 5) Jefes de Zona.
d. Facilidades para colocar estandartes
leonísticos de los clubes participantes.
e. Calefacción, si fuese necesario.
4. BAÑOS
5. COMEDOR.
(Almuerzo de Convivencia).
S. 1. Mesa Principal o de Honor.
5.1. Salón
a. Ubicación de autoridades conforme a precedencia protocolar.
b. Considerar que autoridades participan con esposas.
c. Indicadores de ubicación de las autoridades. (Asesor distrital).
d. Ornamentación leonística.
e. Prever micrófono.
5.2. Otras mesas.
a. Libertad de acción para ocuparlas.
b. En lo posible, presididas por una autoridad leonística
5.3. Baños.
Idem punto 4.
Para el desarrollo de todas las actividades enumeradas, es conveniente
designar comisiones a cargo, en lo posible, de los Vicepresidentes. Colaboración:
CL Gonzalo Retamal Moya |
